Digitalisierung und Datenmanagement – Ordnungssystem der Zukunft

„Daten sind der Rohstoff des 21. Jahrhunderts“ – diesen Satz kann man heutzutage des Öfteren vernehmen, wenn es darum geht, die revolutionierende Wirkung der Digitalisierung für unser aller Zusammenleben besonders markant herauszustellen. Was früher für Kohle, Öl und Gas galt, gelte heute für Daten, so die Botschaft. Dass Daten wertvoll sind, ist unbestreitbar, vor allem aber erzeugen sie Informationsströme, die zu kontrollieren, insbesondere für Unternehmen, wohl zu den größten mit der Digitalisierung verbundenen Aufgaben gehört. Und das bedeutet in erster Linie Datenmanagement. Was aber heißt das eigentlich genau?

»Digitalisierung« – was ist das? Wie bei allen relativ neuen Phänomenen hat man es auch hier mit einem Begriff zu tun, der häufig nur allzu inflationär gebraucht zu werden scheint. Es ist vielleicht so ähnlich wie beim »Burn-out«: Plötzlich ist jeder betroffen, und keiner weiß, wovon und warum. Es ist nämlich leicht, Begriffe einfach zu übernehmen; sie zu verstehen dagegen weniger. Die Gegensatzpaare »analog« und »digital« beziehen sich zunächst einmal auf die Art und Weise der Signalverarbeitung. Analoge Signalverarbeitung setzt Signale physisch um: Gedanken werden aufgeschrieben und auf Papier gedruckt, Schallwellen werden über Mikrophone in Wechselspannung umgewandelt und auf der Oberfläche von Schallplatten protokolliert. Digitale Signalverarbeitung basiert dagegen auf Messwerten, die auf einem Datenträger gespeichert und gelesen werden müssen: Schallwellen etwa werden in Messwerte umgewandelt und auf einer CD gespeichert.Die Schallwellen als solche haben hier keinen physikalischen Niederschlag, sondern werden bloß in abstrakte Werte übersetzt.

Digitalisierung meint nun ganz basal die Hinwendung zu digitalen Daten, d.h. zu solchen Daten, die nicht als physische vorliegen, wie etwa ein Blatt Papier, sondern als Messwerte auf Datenträgern gespeichert sind, jedoch jederzeit in analoge Daten wieder rück überführt werden können –so etwa,wenn man ein Dokument ausdruckt. Die Folge einer Priorisierung digitaler Daten liegt insofern vor allem darin, dass diese viel schneller und effizienter ausgetauscht werden können.Sie lassen sich auch einfacher »lagern«, da sie viel weniger Platz brauchen, als »reale« Daten. Eine ganze Bibliothek kann man heute in der Hosentasche auf einer Festplatte mit sich tragen. Digitalisierung ist demnach vor allem eines: Eine extreme Zunahme und Verbreitung von digitalen Daten mit all den sich daraus ergebenden Konsequenzen.

Folgen der Digitalisierung für das Datenmanagement

Jetzt lassen sich die Folgen der Digitalisierung für das Datenmanagement in Unternehmen schon viel klarer benennen. Digitale Informationen verbreiten sich um ein Vielfaches schneller als analoge, insofern wachsen sie umfangslogisch auch deutlich schneller an. Sie müssen speziell erstellt, gepflegt, verwaltet und geschützt werden. Dies erfordert einen professionellen Umgang mit Daten. Um diesen zu gewährleisten greifen Unternehmen heute auf sogenannte Redaktionssysteme zurück. Als Beispiel lässt sich hier etwa das Redaktionssystem »docuglobe« anführen. Dieses ermöglicht es, Dokumente zentral zu verwalten. Alle relevanten Informationen, aus denen firmeninterne Dokumente bestehen, werden hier in sogenannten Informationsmodulen gebündelt und abgespeichert. Je nachdem, welches Dokument man erstellen möchte, lassen sich die verschiedenen, vorgefertigten Informationsmodule per Drag&Drop zu vollständigen Dokumenten zusammenstellen.Sie müssen nicht immer wieder von neuem erst aufbereitet werden. Wird ein Informationsmodul zentral geändert, so passt es sich auch automatisch in allen Dokumenten an, in denen es bislang Verwendung fand. Darüber hinaus können die Informationsmodule in verschiedene Sprachen übersetzt werden. Die aus ihnen zusammengestellten Dokumente lassen sich dann auf Knopfdruck übersetzen–weitere Informationen dazu unter gds.eu.

Fazit: Vorteile eines Redaktionssystems bei der Datenverwaltung

Redaktionssysteme haben beim Umgang mit digitalen Daten vor allem einen wesentlichen Vorteil: Sie strukturieren die Datenverwaltung derart, dass der Umgang mit Datenfluten so effizient wie möglich ausfällt. Man stelle sich beispielsweise vor, wie es wäre, wenn man Ordnerstrukturen sozusagen »von Hand« erstellen und die Dokumente eigens dort einsortieren würde. Bei Bedarf müsste jedes Dokument einzeln geändert werden. Durch Copy&Paste könnten sich so fatale Kopierfehler einschleichen. Mit einem zentralisierten Redaktionssystem wird diese Gefahr minimiert. Des Weiteren lassen sich so verwaltete Daten auch viel schneller wieder auffinden.

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